ניהול כספים בכלל וכן הנהלת חשבונות בפרט הינם סוד ההצלחה של כל עסק. ללא קשר לתחום עיסוקו, למוצר או לשירות אותו הוא מציע – הנהלת חשבונות נכונה, מדויקת וקפדנית הן המפתח להיותה של החברה רווחית ומשגשגת. אין דבר חשוב יותר לחברה מאשר להיות בשליטה בכל רגע נתון, בכל עניין כספי הקשור אל הנהלת חשבונות, שעלול להתעורר ולדרוש טיפול. חשוב מאוד שכספים, כלכלה, הנהלת חשבונות וכל התחומים הקשורים לניהול יהיו מופקדים בידיים טובות, ויטופלו על ידי בעלי מקצוע אשר מגיעים מהתחום של הנהלת חשבונות.
כיום ישנו מגוון רחב של חברות חיצוניות למטרות שמירה על הנהלת ענייני הכספים בחברתנו בכלל או הנהלת חשבונות ספציפיים בפרט. התחום הכללי של
הנהלת חשבונות מתחלק בעצם לשלושה חלקים עיקריים: תעודת הנהלת חשבונות סוג אחד, תעודת הנהלת חשבונות סוג שתיים ותעודת הנהלת חשבונות סוג שלוש. מנהלים שברשותם תעודת הנהלת חשבונות מסוג שלוש יוכלו להמשיך ללימודים נוספים בתחומי הכלכלה.
ככל שנבחר לחברתנו איש בעל ידע מקצועי רחב יותר ותעודות הסמכה נוכל להבטיח כי האדם האמון על הנהלת חשבונות בחברתנו אכן מתאים. הנהלת חשבונות היא הכלי החשוב ביותר על מנת לשמור על קשר בין בית העסק ובין משרדי הממשלה השונים, מע"מ ומס הכנסה המחויב מכורח החוק. רק באמצעות הנהלת חשבונות מדויקת וקפדנית נוכל להבטיח דיווח שוטף, רציף ומדויק של חשבוניות, קבלות וכל שאר הדו"חות.
בניגוד למה שנהוג לחשוב, הנהלת חשבונות אינה מסתיימת בסיכום פשוט בסופו של חודש למטרות דיווח לרשויות. הנהלת חשבונות תקינה צריכה לעקוב באופן רציף ויום יומי אחר ההתנהלות הכלכלית של החברה, בין אם מדובר במנהל המבצע הנהלת חשבונות אך ורק לחברה שלנו (עובד פנימי של החברה) ובין אם בחברה חיצונית האמונה באופן ספציפי על ניהול התחום בחברה.
ההחלטה האם להחזיק מחלקת הנהלת חשבונות פנימית בחברה או להיעזר בחברה חיצונית המעניקה שירותי הנהלת חשבונות תלויה במשתנים רבים. לרוב, לגבי עוסקים זעירים מומלץ להיעזר בשירותיהם של חברות חיצוניות לביצוע הנהלת חשבונות מכמה סיבות.
הראשונה שבהן היא חיסכון בעלויות. כידוע לכל בעל עסק, העסקת עובד (גם אם לא מדובר במשרה מלאה) דורשת לא מעט משאבים דוגמת תשלום מיסים, ימי חופשה והבראה, פנסיה, תשלום שכר ועוד. לעיתים קרובות ניתן להכשיר פקידה קיימת, באמצעות העברת ידע בסיסי, כאחראית על ענייני הנהלת חשבונות – כלומר, פקידת הנהלת חשבונות שתעבוד מול הגורם המקצועי. אותה פקידת הנהלת חשבונות יכולה להתעסק בסוג מסוים של הנהלת חשבונות כשבתחום אחריותה יתרכז הניהול השוטף והרציף של וניהול קשר שוטף עם החברה החיצונית אשר בידיה הכלים והתשובות, ואולי חשוב מכך – הידע הרחב והמקיף הרצוי. בסופו של דבר, ניסיון כזה ישרת גם את אותה פקידת הנהלת חשבונות המועסקת באופן שוטף וגם את החברה עצמה.
בנוסף, חשוב לבחור בחברת הנהלת חשבונות המעסיקה גם רואי חשבון, יועצים פיננסים וכדומה. אין לשכוח כי הידע הנמצא ברשותם משמש את כל בתי העסק שעבורם הם עובדים, ואם נשכיל לבחור בחברת הנהלת חשבונות מהסוג הזה סביר שהידע הזה ינוצל בסופו של דבר גם לטובתנו.
לחברת הנהלת חשבונות חיצונית מספר יתרונות נוספים - כמו פעילות שוטפת ורציפה של הנהלת חשבונות ביום יום או הפקת דו"חות הרלוונטיים לסוף החודש ולסוף השנה - כך שסביר שהכול ינוהל כשורה. בשורה התחתונה, חברת הנהלת חשבונות חיצונית היא מתכון בטוח לטיפול נכון שיכול לחסוך לנו לא מעט כסף ולא פחות חשוב, גם עוגמת נפש.
המאמר הוגש ע"י מכללת חשב המתמחה בלימודי תעודה בתחום הנהלת חשבונות . ומתן שירותים לעסקים וחברות הדרושים הנהלת חשבונות.
